【摘 要】ERP(Enterprise Resource Planning)是集成了企業采購、庫存、生產制造、銷售、財務成本、人力資源、項目投資等在內的企業資源管理信息系統。寶雞石油機械有限責任公司(以下簡稱寶石機械)作為國內最大的石油鉆采裝備研發制造基地，從2008年開始推行ERP系統管理，在經歷了數據準備、模式探討，實際測試、正式推廣等環節后，ERP系統又與原有財務系統進行融合，并與集團公司的大司庫系統進行接軌，該公司ERP的成功上線，顛覆了企業傳統的管理理念，但也帶來了一些新問題。本文僅對在ERP運行環境下，該公司在應收賬款預警管理方面做一些總結和探討。

　　【關鍵詞】經濟學論文發表,ERP運行環境,應收賬款預警管理,模式探討

　　1.ERP環境與現狀

　　在裝備制造企業的ERP運行中，應收賬款管理被認為是整個ERP系統開發中的難點之一。寶石機械公司銷售業務要經過接受客戶訂單、批準賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運貨物、向客戶開具發票、記錄銷售、收回資金這樣一個業務流程，這就使整個應收賬款管理具有很強的系統性，而且公司產品具有單件小批量大組裝的特點，與銷售訂單、發貨單、裝運憑證、配套清單以及價格表等都息息相關，而且涉及到營銷管理方面的企業信用，更加具有專業性，ERP系統運行環境非常復雜。在應收賬款管理模塊設計中，該公司并不是簡單的軟件套用，而是通過廣泛的調研、深度挖掘重新對業務梳理、進行流程再造，即考慮了會計準則等相關法律法規的要求，又吸取了其他企業先進經驗，在借鑒國際國內企業普遍模式的基礎上兼顧企業實際情況，因此應收賬款的管理呈現出一些全國機械制造行業的普遍特點，但又由于其自身管理、生產、財務核算等的特點，從而又有之獨特性，主要有幾下幾點：第一，以客戶相關信息為中心，將散落的客戶信息進行整合，使得銷售、儲運、財務等各部門之間的聯系越發緊密，信息流動更加暢通。第二，對客戶信用等級評價要求有所提高，合同信息、擔保等資料的錄入與管理，客戶最大授信額度、信用等級的控制和管理，保證應收賬款的事前信用控制。第三，對應收賬款管理向銷售業務前端延伸，使得事前計劃、事中控制和事后反饋功能得以完整實現。第四，應收賬款管理由靜態走向動態，實現了實時跟蹤功能，使得企業每一筆業務的發生都能夠立刻反映出來。

　　2.預警模式與探討

　　寶石機械公司面臨的客戶具有地域廣、行業性強、信譽千差萬別的特點，而應收賬款的最大風險就在于形成呆賬或壞帳，為企業帶來經濟損失，因此，及時更新客戶主要數據，探討建立應收賬款預警管理模式就成為關鍵路徑。

　　2.1建立數據庫預警體系

　　一要對新發生業務的客戶，銷售業務端要負責及時建立客戶工商注冊號、組織機構代碼、稅號、聯系人、聯系電話等信息數據，申請并添加往來編碼。因為客戶信息一但錄入就不得隨便變更，而且在以后的訂單錄入、發貨、申請開具發票的過程中，都是以客戶名稱和編碼為唯一識別信息，所以保證客戶信息準確性和編碼唯一性。二要對往來主數據的真實性、有效性進行符合性驗證，尤其對于往來單位屬性、統馭科目和貿易伙伴要保證正確，為報表直接取數奠定基礎。

　　2.2建立信用評價預警體系

　　改變以往對應收賬款管理重心主要集中在事后的催收管理，在客戶信用管理系統與ERP信用控制功能集成應用后，通過信用風險專業化管理，加強了風險防范事前及事中控制，使應收賬款管理向銷售業務前端延伸、由清欠工作向防欠工作轉變。銷售部門對客戶的品質、支付能力、財務狀況等信用指標進行客觀評價，采取分析財務會計報表，參考專業機構的評級，了解社會信譽等方法評定信用風險等級，即：ABC客戶信用分類，具體如下：

　　A類客戶是中石油，不進行信用控制，日常發貨按簽訂的合同執行;

　　B類客戶是中石化、中海油、各油田多種經營單位，屬于高風險客戶，設信用額度，信用額度按客戶情況進行評定，嚴格執行設定的信用額度;

　　C類客戶是油田外部公司、私營企業、信用不良的客戶，信用額度為零，不進行賒銷業務，僅采取現金交易方式。

　　對進行信用控制的客戶，ERP總計其未清訂單、未清交貨、未清發票以及未清應收賬款，將總計與信用額度進行比較。如果超出信用額度，系統將會以特定的風險類別的預定義方式來做出響應(例如：警告、錯誤、交貨凍結等)。賒銷額度核查由系統強制進行，避免人工核對的隨意性，減少隱瞞、漏報不符合信用條件和超信用額度銷售事項的發生。

　　財務部門將已經按權限審批的客戶信用等級在ERP系統“信用管理”部分進行及時更新維護，并隨時關注信貸風險余額，起到預警的作用。

　　2.3建立數據錄入預警體系

　　ERP 環境下所用數據都是從各業務環節開始，應收賬款模塊與生產、采購、銷售、庫存等環節緊密相連，一環扣一環，這就對原始數據準確性、完整性提出了要求。如果數據的準確性、完整性不能保證，那么ERP系統的使用是沒有任何意義的，應收賬款管理也就無從談起。因此，原始錄入數據必須準確完整，在符合性檢查中一旦發現異常必須及時更正，從而避免由于工作失誤所造成的應收賬款數據不準確。

　　2.4建立賬齡分析預警體系

　　公司銷售部門、財務部門對應收帳款管理實行 “發生監控、跟蹤服務和反饋分析”的模式，財務部門負責數據傳遞和信息反饋，銷售部門負責客戶的聯系和款項催收。財務人員通過對賬齡的分析，及時發現即將逾期的應收款項，督促業務部門清收，從而保證了貨款回收相關信息能夠真實、及時反映。同時，要對應收款進行詳細地分析，包括客戶名稱、欠款金額、欠款性質、到期日、逾期時間、責任人及催收結果，并及時上報上級領導，以便于決策層決定具體的清收方式，減少壞賬損失發生的可能性。另外，通過分析逾期債權的壞賬風險及對財務狀況的影響，發現問題，從而適時調整當前賒銷策略。

　　2.5建立適時對賬簽認預警體系 　　及時與往來單位對賬是應收款管理的重要步驟，它不僅能夠保證公司賬目準確、清晰，還可以避免因超出訴訟時效而喪失依靠法律手段保護公司債權的情況發生。

　　寶石機械實行應收賬款對賬工作常態化的管理，定期不定期與客戶進行應收賬款對賬，保證財務信息準確無誤;對于一些業務量大的重要客戶通過縮短對賬時間，或采取季度對賬、逐筆跟蹤的措施細化管理，發現異常立即向銷售部門發出預警，從而避免壞賬的發生。年末對應收款單位發出詢證函進行對賬，及時掌握對方單位賬目信息。

　　2.6建立應收款項責任預警體系

　　針對各個單位的實際情況制定考核辦法，將銷售指標與貨款回收指標標層層分解，落實到人。每筆應收業務都要落實責任人，包括業務批準人、業務經辦人和合同簽訂人等，發生逾期應收款項的及時發出預警，要嚴格落實責任，對相關責任人加大考核力度，以督促其加快資金回籠速度。財務部門按月對應收款項余額以及貨款回收金額進行監控，對產生的應收賬款余額向銷售部門通報，要求業務部門查找逾期的原因，如為無故拖欠，則需要加大催收力度，以便及時采取補救措施。同時，為加大應收款項的清收力度，調動職工積極性，根據欠款時間、清收金額以及清欠的難易程度等因素給予清收有功人員一定的獎勵。

　　3.存在問題與對策

　　盡管寶石機械在ERP系統的應用下，應收賬款管理水平有了很大的提高，但仍然存在以下問題：

　　3.1 ERP系統中應收賬款分析、預警機制有待完善。應陸續完善應收帳款核銷、自動往來對帳、壞帳自動處理、到期應收帳款提示催收等ERP功能，并使之能夠提供自動生成回款分析、周轉分析、欠款分析以及客戶履約情況等資料。通過這些數據，分析出各種變化的影響因素，為企業提供所需要的信息，反映銷售、財務、管理等方面盲點和漏洞，使管理者能適時做出最好的決策，盡快對瞬息萬變的市場采取積極應對措施。

　　3.2信用管理制度有待細化。應進一步細化信用管理工作，成立信用評價小組，制定出系統詳盡與可執行的信用管理制度。由公司領導直接擔任信用領導小組的組長，對于每一筆賒銷業務要總把關。銷售及財務等部門的相關人員為小組成員，負責信用風險控制的具體工作。對不符合信用條件和超信用額度的銷售項目必須由具有相應權限的人員進行審批。對提供信用的客戶，企業還應隨時了解其信用狀況的變化。若對方出現信用惡化，經營狀況不佳時，企業應及時調整經營策略，以免造成經濟損失。

　　3.3進一步完善ERP現有功能以滿足實際工作的需要。應繼續對ERP系統進行修訂和完善。比如，對于在生成財務憑證時，發票與ERP系統數據差異這種情況，在應收賬款與發票生成的過程中，不應直接帶出前置單據的合計金額，而需要對其進行重新計算。當有差異的時候，需要提醒用戶。

　　基于ERP運行環境，依托ERP軟件，圍繞應收賬款發生、催收、結清等過程，建立涵蓋應收賬款事前、事中、事后管理的控制系統，有助于實現持續應收賬款的全面、準確、有效管理，減少信用銷售負面影響。要利用ERP系統這個良好的信息管理平臺，將業務實際與ERP系統有效地結合起來，通過對銷售過程各個環節的全面監控，規范應收帳款的管理， 提高應收賬款管理整體運作效率，減少了管理的漏洞，力求減少應收賬款造成損失。

　　參考文獻：

　　[1]解延麗，建立預警機制強化應收賬款的事前管理[J].商場現代化，2007(2中)：320-320

　　[2]李艷 ERP環境下如何加強應收賬款管理.經濟研究導刊.2011(10)：110-110

　　[3]中石油客戶信用風險操作手冊