（6）施工現場記錄。主要包括施工日志、施工檢查記錄、工時記錄、質量檢查記錄、設備或材料使用記錄、施工進度記錄或者工程照片、錄相等等。對于重要記錄，如質量檢查、驗收記錄，還應有工程師派遣的監理員簽名。
　　（7）工程財務記錄。如工程進度款每月支付申請表，工人勞動計時卡和工資單，設備、材料和零配件采購單、付款收據，工程開支月報等等。在索賠計價工作中，財務單證十分重要。
　　（8）現場氣象記錄。許多的工期拖延索賠與氣象條件有關。施工現場應注意記錄和收集氣象資料，如每月降水量、風力、氣溫、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水狀況等等。
　　（9）市場信息資料。對于大中型土建工程，一般工期長達數年，對物價變動等報道資料，應系統地收集整理，這對于工程款的調價計算是必不可少的，對索賠亦同等重要。如工程所在國官方出版的物價報道、外匯兌換率行情、工人工資調整等。
　　（10）工程所在國家的政策法令文件。如貨幣匯兌限制指令、調整工資的決定、稅收變更指令、工程仲裁規則等等。對于重大的索賠事項，如遇到復雜的法律問題時，承包商還需要聘請律師，專門處理這方面的問題。
　　6.4索賠文件和索賠程序
　　承包商應在變更指令后的28天內，向業主提交一份包括變更各項內容的變更估價書，或在索賠事件發生后的28天內，提交列明各項索賠費用的索賠書，業主審查后，可以同意，若不同意，業主決定變更或索賠費用額度。
　　遺憾的是在條款規定中，只規定承包商提交索賠的時間限制，卻沒有規定業主答復的時間限制，由于綠皮書也沒有關于“業主，工程師的任何決定不得無故拖延”等規定，一旦業主對索賠，甚至是變更款遲遲不批復，承包商就會很被動。
　　6.4.1索賠文件的組成部分
　　按照FIDIC合同條件的規定，在每一索賠事項的影響結束以后，承包商應在28d以內寫出該索賠事項的總結性的索賠報告書。承包商應十分重視索賠報告書的編寫工作，使自己的索賠報告書充滿說服力，邏輯性強，符合實際，論述準確，使閱讀者感到合情合理，有根有據，使正當的索賠要求得到應有的妥善解決。索賠報告書包括以下4～5個組成部分。
　　1、總論部分。包括以下具體內容：
　　（1）序言；
　　（2）索賠事項概述；
　　（3）具體索賠要求：工期延長天數或索賠款額；
　　（4）報告書編寫及審核人員。
　　2、合同引證部分。索賠報告關鍵部分之一，是索賠成立的基礎。一般包括以下內容：
　　（1）概述索賠事項的處理過程；
　　（2）發出索賠通知書的時間；
　　（3）引證索賠要求的合同條款；
　　（4）指明所附的證據資料。
　　3、索賠額計算部分。索賠報告書的主要部分，也是經濟索賠報告的第3部分。索賠款計算的主要組成部分是：由于索賠事項引起的額外開支的人工費、材料費、設備費、工地管理費、總部管理費、投資利息、稅收、利潤等等。每一項費用開支，應附以相應的證據或單據。并通過詳細的論證和計算，使業主和工程師對索賠款的合理性有充分的有了解，這對索賠要求的迅速解決十分重要。
　　4、工期延長論證部分。工期索賠報告的第3部分。在索賠報告中論證工期的方法，主要有：
　　（1）橫道圖表法；
　　（2）關鍵路線法；
　　（3）進度評估法等等。
　　承包商在索賠報告中，應該對工期延長、實際工期、理論工期等進行詳細的論述，說明自己要求工期延長（天數）的根據。
　　5、證據部分。通常以索賠報告書附件的形式出現，它包括了該索賠事項所涉及的一切有關證據以及對這些證據的說明。索賠證據資料的范圍甚廣，可能包括施工過程中所涉及的有關政治、經濟、技術、財務、氣象等許多方面的資料。對于重大的索賠事項，承包商還應提供直觀記錄資料，如錄相、攝影等。
　　6.4.2索賠的一般程序
　　在合同實施階段中的每一個施工索賠事項，都應按照國際工程施工索賠的慣例和工程項目合同條件的具體規定，一般按以下5個步驟進行：提出索賠要求；報送索賠資料；會議協商解決；邀請中間人調解；提交仲裁或訴訟。
　　對于每一項索賠工作，承包商和業主都應力爭通過友好協商的方式解決，不要輕易訴諸仲裁或訴訟。
　　（1）提出索賠要求。按照FIDIC合同條件（53.1分條）的規定，承包商應在索賠事項發生后的28d內，向工程師正式書面發出索賠通知書，并抄送業主。否則，將遭業主和工程師的拒絕。
　　（2）報送索賠資料。在正式提出索賠要求以后，承包商應抓緊準備索賠資料，計算索賠款額或工期延長天數，編寫索賠報告書，并在下一個28d以內正式報出。如果索賠事項的影響還在發展時，則每隔28d向工程師報送1次補充資料，說明事態發展情況。最后，當索賠事項影響結束后，在28d內報送此項索賠的最終報告，附上最終帳單和全部證據資料，提出具體的索賠款額或工期延長天數，要求工程師和業主審定。
　　（3）會議協商解決。第1次協商一般采取非正式的形式，雙方互相探索立場觀點，爭取達到一致見解。如需正式會議，雙方應提出論據及有關資料，內定可接受的方案，爭取通過1次或數次會議，達成解決索賠問題的協議。
　　（4）邀請中間人調解。當雙方直接談判無法取得一致時，為爭取友好解決，根據國際工程施工索賠的經驗，可由雙方協商邀請中間人進行調停。
　　（5）提交仲裁或訴訟。象任何合同爭端一樣，對于索賠爭端，最終的解決途徑是通過國際仲裁或法院訴訟解決。
　　應該指出，我國有許多國際工程，如長江三峽工程、黃河小浪底工程，以及許多大型發電站、公路、海洋石油開發等工程項目，都是進行公開的國際競爭性招標，按照國際通用的合同條件實施。工程項目合同爭端的仲裁機構、仲裁地點，應盡量在合同文件中明確在中國進行。
　　結論
　　
　　施工索賠是一項復雜的、系統性很強的工作，在索賠工作中施工企業要充分理解施工圖紙、技術規范、簽訂的合同、補充協議及與業主、監理的各項往來文件，必須依合同、重證據、講技巧、樹信譽，踏踏實實地做好索賠管理基礎工作，嚴格按程序辦事。施工索賠是合同管理的重要環節，也是項目管理的重要內容，是施工企業贏取利潤的重要手段，只有把索賠工作處理好，才能切實維護企業的合法權益，取得效益最大化。

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