摘 要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，再加上人力資源與社會保障檔案管理需求的不斷提高，自動化辦公必然應(yīng)用在人力資源與社會保障檔案管理中，但是在實(shí)踐過程中，需要重視應(yīng)用注意事項(xiàng)，本文正是為了總結(jié)這些關(guān)鍵點(diǎn)，從自動化辦公的概念和特點(diǎn)介紹出發(fā)，進(jìn)而提及應(yīng)用過程中所應(yīng)思考的幾點(diǎn)問題。

　　關(guān)鍵詞：期刊論文,自動化辦公,人力資源,社會保障,檔案管理

　　一、前言

　　人力資源與社會保障業(yè)務(wù)檔案是民生檔案的重要組成部分，它涉及勞動者的基礎(chǔ)信息、就業(yè)信息、保險信息等，這些信息和材料有的要伴隨勞動者的一生，關(guān)系著勞動者權(quán)益的準(zhǔn)確記錄并最終影響其能否享受社會保險待遇等切身利益。現(xiàn)行的公共就業(yè)服務(wù)與社會保障資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務(wù)部門的管理、服務(wù)要求，因此提出了公共就業(yè)服務(wù)與社會保障資料電子化管理和處理的要求。自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢。

　　二、自動化辦公的概念

　　自動化辦公即辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)，采用基于WEB的企業(yè)計(jì)算平臺，將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

　　三、自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用思考

　　(一)傳統(tǒng)人力資源與社會保障檔案管理的不足

　　隨著信息化的普及，人力資源與社會保障檔案管理也基本采用了自動化辦公方式，以提高檔案管理的有效性。但是在應(yīng)用過程中，也還存在很多不足。但是，各類就業(yè)服務(wù)和社會保障的相關(guān)紙質(zhì)實(shí)體資料(例如人力資源登記表、單位調(diào)動函、醫(yī)療報銷單等)由各區(qū)縣社保部門和職介所保存在各自的檔案室中;同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來了有關(guān)資料傳遞速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。導(dǎo)致自動化辦公沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

　　(二)人力資源與社會保障檔案管理自動化操作

　　1.掌握自動化辦公的特點(diǎn)

　　自動化辦公是相對于傳統(tǒng)辦公的一個概念，強(qiáng)調(diào)的是辦公的便捷，高效。我國的自動化辦公軟件非常之多，比如泛微、索昂、致遠(yuǎn)等，無論哪種自動化辦公軟件都應(yīng)該具備最基本的特點(diǎn)。

　　第一、易用性。自動化辦公軟件必須讓所有員工都能夠接受，并受到所有員工的青睞，那么易用性就是前提。作為一種常用性軟件，操作使用過程不能太復(fù)雜。不過所有軟件的使用都需要一個學(xué)習(xí)的過程，但是每個員工都具備基本的上網(wǎng)技能，所以，自動化辦公遵循了易用性特點(diǎn)，根據(jù)員工的基本技能進(jìn)行設(shè)計(jì)。第二、健壯性。自動化辦公需要容納超大容量的信息以及用戶，而且具有高并發(fā)應(yīng)用時的穩(wěn)定度。所有員工在使用同一種軟件時，要保證軟件的穩(wěn)定可靠，特別是集團(tuán)性企業(yè)，軟件更是要具備這一功能，否則，即便是出現(xiàn)小小問題也能引發(fā)嚴(yán)重后果，造成重大損失。而和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，最能實(shí)現(xiàn)這一特點(diǎn)，將穩(wěn)定以及可靠責(zé)任推之于硬件以及網(wǎng)速。

　　2.提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

　　人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領(lǐng)導(dǎo)和職工，都需要提高思想認(rèn)識，主要是要有先進(jìn)的管理思想，突破傳統(tǒng)的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，做現(xiàn)代化新人。而領(lǐng)導(dǎo)在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進(jìn)步的思想，要勇于引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，并引進(jìn)相關(guān)管理人才，開展各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提高全員使用自動化辦公系統(tǒng)的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴(yán)密性。自動化辦公需要統(tǒng)一的信息平臺，而且還需要相對獨(dú)立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實(shí)現(xiàn)用戶、角色以及權(quán)限上的三維管控，還需要實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中和小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一，即需要實(shí)現(xiàn)用戶、角色、權(quán)限以及數(shù)據(jù)的思維管控，具備全面管理的功能。

　　3.選擇實(shí)用高效的自動化辦公系統(tǒng)

　　自動化辦公系統(tǒng)軟件功能需要和管理實(shí)務(wù)緊密結(jié)合，才能體現(xiàn)實(shí)用性，否則，對于管理將會失去意義，企業(yè)需要發(fā)展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業(yè)的相關(guān)實(shí)用需求，這便是自動化辦公的特點(diǎn)之一。現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進(jìn)行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統(tǒng)，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應(yīng)該建立和社保、勞動等部門的接口，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息和介質(zhì)信息、的雙交接，減少了檔案轉(zhuǎn)交時遺漏現(xiàn)象的發(fā)生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉(zhuǎn)換等方式，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階。可見，選擇一個使用高效的自動化辦公系統(tǒng)極為重要，并且要有較強(qiáng)的改造發(fā)展空間為佳。

　　4.重視自動化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級

　　注重辦公系統(tǒng)的開放性和維護(hù)。自動化辦公軟件可以和其他軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。沒有任何一種軟件能夠獨(dú)立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯(lián)合，或者進(jìn)行技術(shù)方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數(shù)以萬計(jì)的各種檔案以及相關(guān)資料，辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統(tǒng)必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級，維護(hù)是為了加強(qiáng)安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。

　　5.加強(qiáng)自動化辦公檔案管理監(jiān)察工作

　　人力資源和社會保障為兩網(wǎng)化建設(shè)，要建立和健全兩個部門的監(jiān)察協(xié)管員管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權(quán)益問題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機(jī)制，確保突發(fā)事件在最短時間內(nèi)得到處置，處置信息及時向有關(guān)部門反饋。

　　四、總結(jié)

　　基于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和人力資源與社會保障政策的完善，自動化辦公在其中的應(yīng)用也普遍化，作為人力資源與社會保障服務(wù)一體化平臺之一的自動化辦公系統(tǒng)，給工作人員帶來了便利，減少了其工作量，同時也提高了工作效率，提高了該部門的服務(wù)水平。但是在實(shí)踐過程中，也還存有一些不足，比如軟件系統(tǒng)的安全性、可靠性問題，信息資料更新的及時性問題，系統(tǒng)的升級擴(kuò)展以及維護(hù)性問題等等，都是自動化辦公應(yīng)用過程中所要正視的。因此，本文主要思考了自動化辦公在人力資源和社會保障檔案管理中的應(yīng)用，所要注意的幾大問題，希望對相關(guān)人士能夠起到一定的參考作用，這也是本文的最大意義所在。(作者單位：中共河北省委黨校)

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