行政秘書是每個公司企業都不可缺少的一個職位，行政秘書的工作內容以公司運營保障為主，工作內容較多元化，但較基礎的文書寫作、檔案管理，熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等。本文是一篇貴州職稱論文發表范文，主要論述了高校二級院系行政秘書現狀及對策研究。

 　　摘　要：高校二級院系行政秘書承擔了辦公室中的大部分工作內容，保障了院系的正常運轉，是高校行政管理隊伍中的重要力量。行政秘書日常工作繁重，工作職責范圍涉及面廣，工作特點明顯。筆者針對目前行政秘書的現狀及存在的普遍性問題進行剖析，并提出了改進對策。

　　關鍵詞：二級院系,行政秘書,對策研究

　　目前，我國高校的二級院系辦公室是高校管理層和各職能部門之間進行溝通傳遞信息的紐帶，是依據上級和職能部門的黨政宗旨開展具體工作的基層單位。院系行政秘書是在高校管理者的領導下，輔助高校領導進行高校行政工作的關鍵崗位，是高校管理層級基礎的工作人員，由于高校院系行政秘書在高校教育體制中負責內外的溝通和聯系，上下層級的下達和上傳，左右的協同和調整，起到中樞橋梁作用，是非常重要、不可或缺的一部分。

　　一、院系行政秘書的工作特點

　　根據高校規模，院系秘書分為行政秘書、教學秘書、科研秘書、黨務秘書等。但是，一般情況下，僅分為教學秘書和行政秘書，其中行政秘書肩負教學秘書以外的所有工作。院系行政秘書的日常工作十分煩瑣，工作范圍涉及面廣、繁雜瑣碎，主要有以下特點。

　　1.院系行政秘書工作的繁瑣性與反復性

　　行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理，很多時候是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問題，實際工作內容特別繁瑣。經常有需要反復辦理的事情，也經常會有突發事情需要及時處理。

　　2.院系行政秘書工作的輔助性和參謀性

　　院系行政秘書的工作不能脫離領導而獨立存在，是在領導及相關上級部門的指揮下，輔助其完成各項工作。院系行政秘書本身沒有決定權，但是，他們懂得高校、教育、行政等各方面政策、熟悉高校的各類資源配置，能夠積極傾聽、收集整理教師與學生的意見，能及時準確的為領導提供各種數據，為院系領導做出決策出謀獻策，提供輔助性的建議和計劃，成為高校領導的得力助手。

　　3.院系行政秘書工作的服務性和創造性

　　院系行政秘書工作區別于其他企事業單位行政秘書最重要的特性是服務性。院系行政秘書是維持高校工作良性運作和協調各種關系的角色，其維持的手段和方式就是服務，既要服務領導、服務教師，也要服務學生。在領導、教師、學生間做好溝通交流工作，但是行政秘書也要積極發揮自己的創造性，隨著行政秘書辦公技術的發展，行政秘書的智商性服務將成為行政秘書職業的主旋律，因此行政秘書要在堅守服務性的同時，用于創新，以新的觀念、新的方法、新的手段處理問題。

　　二、院系行政秘書的工作現狀

　　1.重視程度和承認度不足，經濟待遇較低

　　目前大家受一些傳統的思想觀念的影響，對于高校行政秘書的工作性質沒有形成正確的認識，很多高校工作人員上到高校管理者，下到教師、學生，他們對于行政秘書的認識比較片面，認為就是倒水跑腿的，誰人都可以勝任，其從事的工作沒有任何難度。因此，行政秘書工作得不到重視和承認就會導致行政秘書的經濟待遇偏低，尤其是在當下的高校的教育改革分配制度在向教學一線傾斜的情況下，教學教師的薪酬水平得到提升，而行政秘書由于屬于行政人員，其經濟收入來源單一，與教學教師待遇差距比較大。

　　2.綜合能力要求高，整體業務素質參差不齊

　　行政秘書從事的工作涉及方方面面，需要過硬的業務素質和綜合能力，但是，很多高校院系行政秘書非科班出身，所學專業與所從事的工作不一致，沒有接受過正式的行政管理及秘書上崗職業培訓，未經歷過教育學、管理學等相關專業的學習，每天忙于日常煩瑣事務中，業務學習、技能培訓的時間被擠占，相當一部分人專業知識缺乏、業務技能得不到提升，行政秘書隊伍的整體業務素質不高。

　　3.職稱職務晉升相對困難

　　在高校專業技術職稱評聘上，行政秘書不像教學教師的職稱評定有一套完整的評價體系，且評定所占比例非常的低。在評定職稱中，往往忽視了秘書的特殊性，行政秘書的工作不像教師那樣能在一定的時期內獲得成果，行政秘書從事的工作都是細微的、不易被發現的、不能成為自己的個人成果。在職務晉升上，管理崗位人員職級晉升渠道相對狹窄，晉升的機會也很少，職務晉升遇到障礙。

　　4.職業病嚴重

　　高校行政秘書工作性質的特殊性，決定了他們需一直伏案工作，缺乏體力勞動和鍛煉。高校部分配套的工作椅不太符合人體工學的設計，行政秘書工作時間長，易產生職業病。視力下降、頸錐病、咽炎、肩周炎、腰肌勞損、靜脈曲張、內分泌失調等已成為影響行政秘書身體健康的疾病，甚至部分人員出現抑郁。各年齡段的行政秘書職業病的發病率與年齡成正比，且隨著年齡的增大，有些行政秘書患上多種職業病。

　　三、加強院系行政秘書工作的對策研究

　　1.轉變思想觀念，提高重視程度

　　高校領導要轉變思想觀念，認識到行政秘書角色的重要性，因為當前秘書是為領導提供全面和全程的服務，使領導從大量的事務性工作中脫身，全身心的投入到高層決策中。高校辦公室工作具有很強的綜合性，行政秘書需具備較強的管理能力與綜合素質能力才能做好各項工作，大家應該改變以往對行政秘書片面的認識。領導要充分肯定行政秘書的工作業績，及時表揚行政秘書的工作，在生活上應進行人文關懷，增強行政秘書的幸福感。

　　2.加強業務學習，提升職業知識技能

　　首先，行政秘書應樹立學無止境，用有所長的觀念。通過自我學習不斷的完善知識結構，提高業務水平。

　　其次，高校應將行政秘書的建設納人全校師資培訓的計劃中，制定切實可行的短、中、長期培訓計劃，從經費、政策上給予保證和支持。開展行政秘書崗前、崗中培訓，組織行政秘書學習高等教育學、教育管理學、教育心理學、高等教育法規、組織行為學及公文寫作、檔案管理、個人形象禮儀、辦公軟件操作、財務報賬、OA系統、飛信、微信等方面的知識與技能，全方位、多渠道地加強行政秘書培訓，提高其理論水平和專業技能。

　　最后，高校要組織行政秘書外出參觀，開展經驗交流活動。高校應組織行政秘書參加校內外行政管理方面的研討會及經驗交流會，為行政秘書從日常繁瑣的工作中暫時解脫出來，到校外參觀、學習、交流的機會，學習先進的管理經驗、管理方法，擴大其工作視野，提高其管理水平。

　　3.制定職業發展規劃，拓展發展空間

　　高校應將行政秘書職業發展規劃納入到高校整體發展規劃中，積極制定完善行政秘書職業發展的培訓計劃與流程;建立科學合理的評價機制，提供職務晉升和職稱評聘公平環境;拓展職業發展空間，為行政秘書提供更多可以評定職稱以及崗位晉升的機會;制定出一套相對合理的量化考核指標體系，建立科學有效的激勵政策，對于工作業績突出、業務水平高、責任心強、優秀的行政秘書，給予一定的物質獎勵和精神激勵。

　　4.大力開展關懷院系行政秘書的活動

　　首先，自身要加強健康意識，注意生活節律的調整。盡量減少超時工作，按照生物鐘的節律，保證規律作息，注意勞逸結合，對于職業特征引起的一些易患疾病，要有意識、有針對性地采取預防措施。

　　其次，改善辦公設施和辦公環境。工作椅需要符合人體工學設計，采用有椅背的、有扶手、有椅墊的，更大的桌下空間，移動的椅子。在辦公室栽種一些綠色植物，讓人感到辦公室有活力，舒緩心情，同時大大改善室內空氣。

　　四、結語

　　總的來說，高校二級院系行政秘書是高校行政管理中不可缺少的重要職位，是保障高校教育教學工作順利進行的重要力量，因此我們一定要轉變觀念重視院系行政秘書隊伍的建設。只有加強院系行政秘書人員管理素質的整體水平，才能面對新形勢、新挑戰以出色地完成高校的管理工作，對于院系的健康、可持續發展和高等院校的建設與發展都有著十分重要的意義。

　　秘書職稱論文發表期刊推薦《職場》是由《中國經營報》社主辦，是中國第一本新銳時尚類工作雜志，創刊于2006年3月8日，該刊幫你在變幻莫測的工作環境中輕松愉快的面對各種變遷和挑戰，這里有先進的管理理念，健康的職場觀念，和諧的企業內部氛圍。

　　參考文獻：

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　　[3]常偉丹.高校學院行政秘書工作探析[J].黑龍江科學,2014(12):188.

　　作者簡介：陳佳(1987-)，女，重慶人，研究生，助教。研究方向：績效考核、行政管理。