摘要：本文計(jì)算機(jī)信息管理論文針對(duì)公路工程施工中資料檔案收集與整理中的一些問(wèn)題及怎樣做好資料歸檔的收集與整理談了些不成熟的看法，希望能為以后的公路工程檔案的收集與歸檔提供一些借鑒和參考。
　　關(guān)鍵詞：公路工程；竣工；檔案；收集與管理
　　0論文前言
　　公路工程建設(shè)項(xiàng)目具有一次性，周期長(zhǎng)，固定性，投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，因而形成了檔案種類(lèi)多、數(shù)量大、價(jià)值高。這些工程檔案是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要技術(shù)資料，是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定的基礎(chǔ)圖文材料，特別是對(duì)隱蔽工程和建成后不容易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的，不可替代的重要價(jià)值。更是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)和項(xiàng)目建成后運(yùn)行、管理、養(yǎng)護(hù)和改造的重要依據(jù)，具有重要的憑證、法律價(jià)值。
　　雖然公路工程檔案有其重要意義，然而縱觀目前工程檔案管理現(xiàn)狀，普遍存在重工期；重質(zhì)量；忽視檔案資料的收集、整理等基礎(chǔ)工作的現(xiàn)象。有好多在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該整理的檔案資料，卻留待工程結(jié)束后才去進(jìn)行整理，致使收集資料難度加大。造成最終的工程資料不完整，不規(guī)范。我在參與工程檔案整理工作中對(duì)此深有體會(huì)。由于交通設(shè)施項(xiàng)目流動(dòng)、分散、規(guī)模大，周期長(zhǎng)，涉及人員面廣等特點(diǎn)，要將包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位等部門(mén)的工程資料完好無(wú)損地收集歸檔難度相當(dāng)大。為此本文著重對(duì)公路工程檔案的收集與整理談些不成熟的看法。
　　1公路工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題
　　1.1施工管理與工程檔案管理不到位
　　施工單位在施工過(guò)程中不重視檔案材料的及時(shí)收集和整理，最后往往導(dǎo)致竣工后資料參差不齊，記錄不全，不能準(zhǔn)確地反映工程真實(shí)情況，影響了工程技術(shù)文件系統(tǒng)的準(zhǔn)確和完整。
　　施工綜合管理文件不齊全，個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足公路工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的要求。由于施工單位檔案管理人員未及時(shí)對(duì)各類(lèi)管理性文件進(jìn)行分別規(guī)檔或檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁造成部分文件丟失。
　　工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不全，隨著工程施工進(jìn)展需要，為了急于滿足施工進(jìn)度要求，經(jīng)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及施工單位“四方”現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒(méi)有按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書(shū)面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴(yán)格，造成原始文件丟失。也有施工單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格把關(guān)，造成原始文件遺失。
　　1.2表格沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
　　施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不統(tǒng)一，原始施工驗(yàn)收簽證資料，并非是開(kāi)工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式，而是在施工過(guò)程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類(lèi)，資料格式又不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，有用16開(kāi)的，各有不同，差距較大，無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。
　　其次，施工用表沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，應(yīng)按實(shí)際操作和設(shè)計(jì)要求所反映的特定內(nèi)容被遺漏，竣工資料編制的辦法五花八門(mén)，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
　　1.3檔案管理水平差
　　檔案管理水平不夠?qū)�業(yè)，許多歸檔的資料不符合歸檔要求，比如在工程資料中存在不少?gòu)?fù)印件，甚至是復(fù)印材料多次復(fù)印件，內(nèi)容模糊不清，有的復(fù)印件經(jīng)涂改后再?gòu)?fù)印，字跡難以辨認(rèn)，經(jīng)不起長(zhǎng)期永久性保存。這些歸檔資料在以后使用中難以成為可靠，真實(shí)的文件依據(jù)，給竣工檔案整理帶來(lái)不必要的麻煩和損失。
　　2問(wèn)題產(chǎn)生的原因
　　工程項(xiàng)目檔案文件的產(chǎn)生貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程，其形成，積累和管理應(yīng)由建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工單位根據(jù)各自的分工及時(shí)進(jìn)行收集整理。工程建設(shè)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。在我國(guó)基本建設(shè)領(lǐng)域中，長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。一些施工單位認(rèn)為工程檔案的管理只是事后的一種文件的整理工作，與工程進(jìn)度、質(zhì)量等比起來(lái)無(wú)關(guān)緊要，他們?cè)诠こ探ㄔO(shè)過(guò)程中大多注重工程資料的目的為了計(jì)量，只要能計(jì)量，以后的事情另當(dāng)別論，。不重視資料的收集和整理，忽略了對(duì)資料有效性、規(guī)范化和完整性的控制，使得形成的工程資料在質(zhì)量出現(xiàn)了物質(zhì)形態(tài)不統(tǒng)一，信息記錄要素不完整的狀況。
　　2.2工程檔案編制辦法不統(tǒng)一
　　我國(guó)交通工程尚沒(méi)有形成統(tǒng)一、規(guī)范的竣工資料編制辦法，而是由各省交通行業(yè)自行制定。由于竣工檔案不同于一般文書(shū)檔案，它的形成不但要符合行業(yè)管理的要求，還要符合檔案編制的規(guī)范要求，在驗(yàn)收交工時(shí)既要通過(guò)行業(yè)的審查，還要通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。現(xiàn)在大多建設(shè)單位把竣工資料委托給專(zhuān)門(mén)的檔案管理單位保管。在檔案管理時(shí)，管理者往往憑自己對(duì)有關(guān)文件理解來(lái)確定文件的編制辦法，致使同一施工單位在不同的地區(qū)，竣工文件的編制辦法出現(xiàn)不一致的狀況，造成竣工資料的返工，使得施工承包單位無(wú)所適從。
　　2.3施工管理用表格式不統(tǒng)一
　　工程用表是公路工程項(xiàng)目管理的一種表現(xiàn)形式，它是根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)工程質(zhì)量控制而在工程施工過(guò)程中形成的原始記錄。由于我國(guó)交通行業(yè)還沒(méi)有制定出統(tǒng)一的工程管理用表，各省只能根據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTJF80/1-2004）及交通部頒發(fā)的《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》等國(guó)家規(guī)范、辦法來(lái)編制用表。由于各地對(duì)規(guī)范的理解不一，在施工用表的設(shè)計(jì)中，又缺乏科學(xué)合理的設(shè)置。格式各自不相同，有些公路工程項(xiàng)目的施工用表如何設(shè)置在公路《規(guī)范》中甚至沒(méi)有說(shuō)明，使得各施工單位只能根據(jù)各自對(duì)表式的理解來(lái)編制或填寫(xiě)，造成填寫(xiě)的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，沒(méi)有科學(xué)反映客觀實(shí)際情況。另外，我國(guó)工程規(guī)范的修改時(shí)又跟不上我國(guó)施工技術(shù)的發(fā)展，使得目前的施工用表更難以適應(yīng)工程技術(shù)的發(fā)展要求。
　　2.4公路工程檔案管理人員技術(shù)力量薄弱
　　由于公路工程檔案管理與工程息息相關(guān)，這就對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平有一定的要求。施工單位技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。而大多工程上的檔案管理人員不是本專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員就是剛畢業(yè)的學(xué)生，缺少工程技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，難免給資料的整理也帶來(lái)了一定的困難。
　　3解決方法和措施
　　目前施工項(xiàng)目大都推行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目經(jīng)理既然是整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的竣工資料負(fù)責(zé)，從開(kāi)工時(shí)就應(yīng)該設(shè)立檔案室，確定檔案負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，同時(shí)監(jiān)督、督促工程技術(shù)人員和資料員及時(shí)對(duì)所完成的資料進(jìn)行歸檔，對(duì)不符合要求的資料退回重新整理，要求施工與資料同步進(jìn)行，將資料管理貫穿到工程施工的全過(guò)程。
　　施工過(guò)程中形成的真實(shí)的內(nèi)業(yè)資料是公路竣工資料整理之基礎(chǔ)。因此，必須建立一套建設(shè)過(guò)程中收集資料的制度，建設(shè)單位不定期的組織專(zhuān)職人員檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不完善的地方，及時(shí)解決，同時(shí)避免以后的工作出現(xiàn)類(lèi)似的問(wèn)題。對(duì)不符合要求的不予計(jì)量、驗(yàn)收，承包人未上交合格的資料，業(yè)主應(yīng)不予結(jié)算。竣工資料的收集和整理列入工作計(jì)劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評(píng)標(biāo)時(shí)就要把施工組織計(jì)劃中對(duì)資料的收集作為一項(xiàng)評(píng)分指標(biāo)的要求，促進(jìn)工程施工過(guò)程中對(duì)資料的收集、整理。
　　4論文結(jié)語(yǔ)
　　公路工程竣工資料整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)的一項(xiàng)復(fù)合型工作，要保證公路工程竣工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，就必須不斷加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門(mén)的教育培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能保證竣工資料檔案的形成。