人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理顯得更為重要。本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題及采取的相應對策。
　　
　　1人事檔案管理工作中存在的問題
　　近年來,為適應改革和市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,人事檔案工作從實際出發(fā),進行了許多積極有益的探索,取得了一定的成效。但是,由于過去計劃經(jīng)濟所形成的管理體制、管理模式和傳統(tǒng)思維定勢的影響,現(xiàn)有的人事檔案管理仍保留著“政治活動型”痕跡,局限于“管理型”的狹小空間,缺乏應有的生機與活力。
　　一對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。
　　二人事檔案管理手段落后。人事檔案的管理方式仍然是手工操作,缺乏對現(xiàn)代科學技術手段的采用,管理水平低,檢索速度慢,無法適應人才開發(fā)和人才競爭快捷高效的需要。
　　三人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
　　
　　2推進人事檔案工作改革的舉措
　　一提高對人事檔案重要性的認識。新時期人事工作面臨許多新情況和新問題,給人事檔案工作提出了新的要求,應該不斷地加強宣傳,提高人們對人事檔案工作重要性的認識。只有認真學習黨和國家關于人事檔案管理的方針政策和各項管理規(guī)定,進一步解放思想,改變不思進取的思想,強化改革意識,才能使人到當案工作更好地適應人事制度改革的需要,更好地圍繞和服務于改革和發(fā)展的大局開展工作。
　　二擴大人事檔案收集范圍。要根據(jù)分類管理的原則,改革現(xiàn)有人事檔案的收集內(nèi)容。既要有定性方面的內(nèi)容,也要有定量方面的內(nèi)容,使人事檔案成為全面反映一個人履歷、才學、素質(zhì)、業(yè)績的寫實性記錄。在收集人事檔案規(guī)定材料的同時,還要留心收集具有代表性的能夠直接體現(xiàn)個人德、能、勤、績方面的表現(xiàn)材料,尤其是那些能體現(xiàn)個人能力水平和業(yè)績的材料,如業(yè)績貢獻材料完成工作量、創(chuàng)造價值、辦了幾件實事、解決了哪些問題等,綜合素質(zhì)評價材料品德表現(xiàn)、工作態(tài)度、協(xié)作精神、辦事效率、創(chuàng)新能力、修養(yǎng)程度、智力知識水平等，要使所有能夠反映個人真實倩況的文件材料盡可能地收集到檔案之中,不斷豐富人事檔案內(nèi)容。
　　三健全管理制度。提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
　　四加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。
　　五加強人事檔案信息的開發(fā)利用。人事檔案的價值是潛在的只有通過利用,才能使人事檔案的價值得以實現(xiàn)。在正確處理人事檔案保密和利用關系的前提下,做好人事檔案信息資源開發(fā)利用,是人事檔案工作改革的方向,唯有如此,人事檔案工作才具有生命力。在人事檔案開發(fā)利用工作中,一方面要對已掌握的人事檔案材料歸檔整理,編輯有關人事資料,主動向有關單位提供所需人員的主要倩況,提高人事檔案的信息價值,為發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和人才合理流動服務另一方面應不斷拓寬服務的對象和渠道,要由過去單純?yōu)轭I導和組織部門服務轉為面向社會,為社會主義市場經(jīng)濟服務,由過去的完全封閉被動型和滯后性的服務轉為充滿主動性的超前服務、參與服務和跟蹤服務,使人事檔案得到充分的開發(fā)利用。
　　因此，人事檔案工作人員唯有不斷的學習,不斷地適應人事檔案工作改革的需要,努力加強自身素質(zhì)的提高,在工作中積極探索,才能更好地管理、利用人事檔案,發(fā)揮人事檔案在人才資源開發(fā)中的作用,才能讓人們更加關心、關注人事檔案工作。