水利科技檔案的收集工作是水利檔案工作的基礎(chǔ)和起點，檔案收集只有完整、準確、系統(tǒng)，才能全面反映本單位水利工作的歷史原貌，為今后水利管理、決策和參考利用提供歷史積累資料和現(xiàn)實積累數(shù)據(jù)。本文從增強歸檔意識、依托制度、拓寬檔案收集渠道、嚴把歸檔材料接收關(guān)、做好檔案信息化建設(shè)、提高檔案人員綜合素質(zhì)等六個方面，談談如何做好水利科技檔案的收集工作。

　　《水利信息化》水利工程師論文發(fā)表期刊，經(jīng)主管單位中華人民共和國水利部和新聞出版總署的批準，自2010年4月起《水利水文自動化》更名為《水利信息化》，指導單位為水利部信息化工作領(lǐng)導小組辦公室，主辦單位為水利部南京水利水文自動化研究所。

　　水利科技檔案是指在水利科技活動過程中形成的，具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，它全面、真實地反映了水利科學技術(shù)研究、勘測與規(guī)劃設(shè)計、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測與分析、項目建設(shè)與運行維護、設(shè)備儀器制造等水利科技活動的過程與結(jié)果，是一項重要的信息資源和知識寶庫。要做好水利科技檔案工作，收集工作是起點和基礎(chǔ)，只有收集完整、準確、系統(tǒng)，才能全面反映本單位水利工作的歷史原貌，為今后水利管理、決策和參考利用提供歷史積累資料和現(xiàn)實積累數(shù)據(jù)。本人結(jié)合多年的檔案工作經(jīng)驗，談談如何做好水利科技檔案的收集工作。

　　一、加強宣傳，深化認識，增強檔案歸檔意識

　　水利科技材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要生產(chǎn)設(shè)計人員的理解、支持和配合。長期以來，由于有些生產(chǎn)設(shè)計人員對歸檔工作不夠重視，導致檔案收集不完整。有的認為技術(shù)成果是自己辛勤勞動的果實，形成的技術(shù)文件材料屬于自己，留在手中理所當然;有的認為將技術(shù)材料交到檔案部門后，今后查找麻煩，利用很不方便;有的對檔案部門的功能和職責不了解，擔心將技術(shù)材料交給檔案部門后，有些關(guān)鍵性的計算數(shù)據(jù)、技術(shù)訣竅、技術(shù)秘密一旦泄露出去，將造成很大的經(jīng)濟損失，因而將關(guān)鍵性技術(shù)材料留在手中，只交一般性的材料;還有的設(shè)計人員在平時的設(shè)計工作中，不重視基礎(chǔ)材料的積累和保存，使得一些原始的、有價值的材料散失，特別是在工程周期長、涉及專業(yè)和人員多、范圍廣的情況下，這種現(xiàn)象更加嚴重。為此，檔案部門有責任有義務進行檔案法規(guī)的宣傳和對檔案知識的培訓，增強全體員工的檔案意識。按照《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。”應該讓生產(chǎn)設(shè)計人員深刻認識到：歸檔是每個設(shè)計人員應盡的責任和義務，不得將應歸檔的材料據(jù)為己有。同時，檔案部門還應把檔案宣傳工作納入目標管理，更新觀念，強化意識，用現(xiàn)代水利思想、現(xiàn)代管理思想武裝水利科技檔案工作，大力宣傳水利科技檔案工作的重要性，形成領(lǐng)導重視、大家關(guān)心、人人參與的良好氛圍，從而增強全體員工的歸檔意識。

　　二、依托制度，使檔案收集工作日常化，制度化

　　再好的措施如果沒有配套的制度做保證，也很難取得最佳效果，檔案的收集工作也是這樣，如果沒有一定的行政和經(jīng)濟手段做保證，也難以付諸實踐。首先，檔案工作要實行與科研、設(shè)計、勘察等工作的“四同步”管理，即在下達項目計劃或簽訂項目合同、協(xié)議時，應同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進度時，應同時檢查項目相關(guān)文件材料的收集、整理情況;在進行項目鑒定(驗收)時，應先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關(guān)項目時，應有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料。其次，要把項目文件材料管理納入項目管理工作程序，列入有關(guān)部門及人員的職責范圍，要明確從公司分管領(lǐng)導到各職能處室，從項目經(jīng)理到設(shè)計人員，從總監(jiān)到監(jiān)理工程師，從專職檔案員到兼職檔案員等有關(guān)人員應負的責任，確保水利科技檔案收集工作落到實處。第三，要根據(jù)單位實際，制定切實可行的科技檔案管理制度及歸檔范圍，確�？萍紮n案收集完整、準確、系統(tǒng)。第四，要完善收集工作的日常積累、檢查考核，制訂出相應的考核細則，對各部門、各崗位的檔案收集情況進行定期檢查，并使檢查結(jié)果直接與經(jīng)濟責任或獎金掛鉤。我公司在水利部《水利科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》出臺后，結(jié)合公司實際，重新修訂了科技檔案管理制度，進一步明確了各部門及各崗位的職責;并在廣泛征求顧問總工和設(shè)計人員的基礎(chǔ)上，重新修訂了科技檔案歸檔范圍，對工程項目各個設(shè)計階段、各個專業(yè)必須歸檔的文件材料，特別是計算書等重要材料，都做詳細羅列。檔案人員通過對照這份文件，可以比較準確地判斷歸檔材料的完整情況。此外，我公司還實行歸檔保證金制度，對不按規(guī)定要求歸檔的部門和個人用經(jīng)濟手段給予懲罰，確保檔案收集工作有了制度依托，從而使檔案收集工作日�；�、制度化。

　　三、改變觀念，拓寬檔案收集渠道

　　傳統(tǒng)意義上的檔案收集，具有臨時性和相對滯后的特點，生產(chǎn)部門和檔案部門各自為政，檔案部門被動等待，生產(chǎn)部門敷衍交差，造成檔案資料積累殘缺不全，這樣既給檔案的整理歸檔帶來困難，也使形成的檔案利用價值不高。水利工程周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣，內(nèi)容繁雜，涉及專業(yè)和人員多，稍有疏忽，就可能遺漏。而有些小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。這就要求檔案部門要改變觀念，變被動收集為主動收集，并根據(jù)水利工程和檔案材料的特點，拓寬檔案收集渠道。1、對于工程周期短或一些零星項目，可采取集中收集，檔案部門平時要加強指導和督促這些技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料，待工程完工后，一并歸檔到檔案部門;2、對于周期長的工程，可采取分階段收集，檔案部門要加強與項目管理部門和設(shè)總的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失;3、對于一些臨時機構(gòu)，如公司派出的設(shè)代處和監(jiān)理處等，可采取追蹤收集，檔案部門定期派出檔案人員到建設(shè)工地，指導設(shè)計代表或監(jiān)理代表積累、整理在現(xiàn)場形成的文件材料，將有保存價值的文件材料及時收集歸檔;4、對于上級機關(guān)對水利水電建設(shè)有關(guān)的決議、決定、規(guī)定、批示、指示和頒發(fā)的條例、法規(guī)、規(guī)程、規(guī)范文件，工程技術(shù)文件的審查意見和重大技術(shù)問題的請示、批復等來往文件，檔案部門要定期督促文書部門和項目經(jīng)理歸檔。

　　四、嚴把歸檔材料的接收關(guān)，確保科技檔案的質(zhì)量

　　水利科技檔案收集工作的要求是：歸檔材料要真實、完整、準確、系統(tǒng)、及時，載體質(zhì)地優(yōu)良，字跡圖像清晰。但是，當前科技檔案收集工作離上述要求還相差較遠，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、一般性材料多，關(guān)鍵性材料少。有的設(shè)計人員出于保守，不愿將諸如計算數(shù)據(jù)、技術(shù)訣竅、技術(shù)秘密等關(guān)鍵性材料歸檔，只交一般性的材料，致使檔案“含金量”不高。2、重成果性材料，輕過程性材料，原始性材料歸檔較少。在科技檔案材料歸檔過程中，成果性、總結(jié)性、鑒定性材料較多，而在生產(chǎn)過程中形成的各種載體的原始記錄、計算數(shù)據(jù)、設(shè)計文件等重要的原始性材料較少。3、紙質(zhì)材料多，其它載體的材料少。4、歸檔材料不規(guī)范，出現(xiàn)簽發(fā)不齊全、漏頁及裝訂不合格等質(zhì)量問題。為此，檔案人員要加強對歸檔材料的把關(guān)，針對上述收集工作中出現(xiàn)的幾個問題，重點審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與設(shè)計人員溝通，要求補齊或整改。同時，檔案人員要掌握工程每一階段會形成哪些檔案資料，做到心中有數(shù)。對于水利工程設(shè)計單位來說，計算書的完整歸檔很重要，因為它翔實地記錄了工程的全部生產(chǎn)經(jīng)營情況,不僅是檢查、評價、分析工程質(zhì)量的“第一手”資料，也是落實工程質(zhì)責任終身制的重要依據(jù)。檔案人員要加強這些關(guān)鍵性材料的收集。在收集計算書時,除了收集紙質(zhì)及光盤等其他不同載體,還要針對通用軟件產(chǎn)生的電子文件,同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。確保歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)，從而提高科技檔案的質(zhì)量。

　　五、做好檔案信息化建設(shè)，促進生產(chǎn)設(shè)計人員的歸檔熱情

　　水利工程檔案的形成是生產(chǎn)技術(shù)人員的勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。檔案部門如果能將檔案資料信息及時提供給生產(chǎn)設(shè)計人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更加積極主動地配合檔案部門做好歸檔工作。我公司自2007年引進檔案管理軟件，在檔案人員的努力下，如今檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)已初具規(guī)模。所有庫存檔案的目錄均已錄入數(shù)據(jù)庫;新歸檔報告文稿在出版后整理掛接上系統(tǒng)，設(shè)置閱覽權(quán)限;對設(shè)有條形碼的歸檔圖紙，通過圖檔管理軟件掛接上系統(tǒng);對于原來沒有電子檔案的資料，遴選一些重點項目，經(jīng)評估后，認為有必要的，進行了電子化轉(zhuǎn)化工作;檔案部門收集的《期刊資料》、《技術(shù)標準全文》和《常用工具書》等電子資料也掛接上系統(tǒng)，實現(xiàn)了全文瀏覽和下載。如今，公司員工只要登陸OA，即可以通過查詢系統(tǒng)，對公司各類檔案、報告、圖紙、參考資料等信息的條目數(shù)據(jù)進行查詢，需要瀏覽全文的，填寫《檔案電子版本使用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，開放瀏覽權(quán)限。信息化的建設(shè)，讓公司員工實現(xiàn)了資源共享，讓他們體驗到檔案信息的方便快捷，從而也促進了檔案的收集工作。

　　六、提高檔案人員綜合素質(zhì)，進一步做好檔案收集工作

　　水利科技檔案具有“一次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。檔案人員要加強水利相關(guān)專業(yè)的學習，對工程項目各個設(shè)計階段、各個專業(yè)必須歸檔的文件材料，要做到心中有數(shù)。同時，檔案人員還需加強計算機方面的學習，運用現(xiàn)代化的管理手段，及時、準確、高效地開發(fā)檔案信息資源。從而進一步做好水利科技檔案的收集工作。

　　七、結(jié)語

　　水利科技檔案的收集是一個系統(tǒng)工程，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了疏忽，都會給今后檔案保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和編研等各項工作造成困難。檔案部門和生產(chǎn)設(shè)計人員要充分發(fā)揮主觀能動性，用科學的發(fā)展觀和創(chuàng)新精神，及時靈活地收集水利設(shè)計過程中所產(chǎn)生的文件材料，方能獲得水利科技檔案收集的最佳途徑，使水利科技檔案得到完整、準確、系統(tǒng)地歸檔，更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務。