本文選自省級期刊《中小企業(yè)管理與科技》，《中小企業(yè)管理與科技》是經(jīng)國家新聞出版總署批準(zhǔn),由河北省中小企業(yè)服務(wù)中心主管的綜合類期刊,已被《中國核心期刊（遴選）數(shù)據(jù)庫》全文收錄、《中國期刊網(wǎng)》全文收錄、《中國學(xué)術(shù)期刊（光盤版）》全文收錄。國內(nèi)統(tǒng)一刊號CN13-1355/F國際刊號ISSN1673-1069；郵發(fā)代號：18-169。
　　《中小企業(yè)管理與科技》雜志以第一線科技、管理、教育工作者為讀者對象，追蹤科研、管理、教育工作新動態(tài)，反映科教工作者的言論和呼聲，關(guān)注基層科教工作者在其理論領(lǐng)域內(nèi)的探索、創(chuàng)新實踐活動和學(xué)術(shù)研究成果，是廣大科教工作者闡釋觀點的理論平臺。本刊以服務(wù)科研創(chuàng)新為導(dǎo)向，以科技與經(jīng)濟(jì)、金融及產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合，推動科技進(jìn)步為主要目標(biāo)，重點刊發(fā)科技政策、科研動態(tài)、創(chuàng)新經(jīng)驗以及各類優(yōu)秀高水平的學(xué)術(shù)論文。

　　摘要：隨著計算機(jī)管理系統(tǒng)的發(fā)展與深入，傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式制約了企業(yè)的發(fā)展。根據(jù)計算機(jī)數(shù)據(jù)流的要求，只有整合企業(yè)資源，塑造未來管理模式，重建組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)現(xiàn)代化的集成管理，才能提升企業(yè)競爭力。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動化,企業(yè)管理,信息共享

　　隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，所有的企業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的員工作為一個團(tuán)隊能否及時交流﹑獲取各種相關(guān)信息，從而高效地協(xié)同工作，把握轉(zhuǎn)瞬即逝的機(jī)會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關(guān)鍵。企業(yè)在經(jīng)歷了傳統(tǒng)辦公模式，網(wǎng)絡(luò)辦公模式進(jìn)入到現(xiàn)在的辦公自動化，以便在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)信息共享﹑協(xié)同工作乃至科學(xué)的管理和決策，從而提高效率﹑增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

　　一、目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀及問題

　　（一）目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀

　　辦公自動化是近年來隨著計算機(jī)科學(xué)發(fā)展提出的新概念。辦公自動化包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)等，英文原稱officeautomation，縮寫為OA,一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志。

　　我國的辦公自動化建設(shè)經(jīng)歷了一個較長的發(fā)展階段，目前企業(yè)的辦公自動化根據(jù)發(fā)展程度可以劃分為以下四類：

　　1、起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，使用，msoffice系列﹑wps系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

　　2、已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)閑置，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

　　3、已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

　　4、已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)：使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過internet發(fā)布，宣傳企業(yè)的產(chǎn)品﹑技術(shù)服務(wù)；intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

　　（二）企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化面臨的問題

　　1、效率。辦公人員大都非計算機(jī)專業(yè)人員，他們的計算機(jī)知識尤其是計算機(jī)操作系統(tǒng)及硬件知識的缺乏，導(dǎo)致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護(hù)及軟件升級。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居高不下。

　　2、安全性。人們對信息的價值有了更深的認(rèn)識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視。而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統(tǒng)信息以致命的打擊。

　　二、怎樣實現(xiàn)辦公自動化

　　（一）企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的要求

　　辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識到盡快進(jìn)行辦公自動化建設(shè)，并根據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

　　辦公自動化的實施應(yīng)該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實力。按照上述分析，四類企業(yè)辦公自動化應(yīng)區(qū)別對待：

　　1、第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實力才能完成。

　　2、對于第二﹑第三類企業(yè)，由于企業(yè)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入比網(wǎng)絡(luò)投資少的資金，即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高。

　　3、對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動化的最高水平。

　　（二）實施辦公自動化的原則

　　在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則：

　　1、實用性原則

　　2、先進(jìn)性及成熟性原則

　　3、可靠性原則

　　4、開放性及安全性原則

　　5、標(biāo)準(zhǔn)化原則

　　6、可擴(kuò)充性原則

　　7、可維護(hù)性﹑可管理性原則

　　8、節(jié)約性原則

　　（三）實施辦公自動化的環(huán)境

　　人是系統(tǒng)第一因素，現(xiàn)在的辦公室除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，還需要增加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，如，計算機(jī)工程師，設(shè)備維護(hù)人員等。

　　現(xiàn)代辦公自動化對工作人員的素質(zhì)提出了很高的要求。新形勢新環(huán)境意義下的政治思想和職業(yè)道德是當(dāng)然的基本素質(zhì)。精業(yè)務(wù)懂管理、有經(jīng)濟(jì)頭腦、熟悉規(guī)則遵守法律、具備現(xiàn)代人意識是更高的素質(zhì)要求。而必須具備的最基本的素質(zhì)是能操作計算機(jī)，要求達(dá)到：

　　1、具備計算機(jī)硬件、軟件常識

　　2、熟練掌握一種漢字錄入方法

　　3、了解計算機(jī)上的目錄和文件的基本概念

　　4、網(wǎng)絡(luò)軟件的基本操作：會收發(fā)Email、文件和傳真，會用瀏覽器

　　5、了解數(shù)據(jù)庫檢索、查詢、統(tǒng)計和分析的基本概念

　　6、其它關(guān)于硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、病毒概念、數(shù)據(jù)備份等等，當(dāng)然是多多益善。

　　（四）實施辦公自動化的步驟

　　第一，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺，工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

　　第二，在基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀(jì)要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)處理等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。

　　第三，在internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集﹑發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大大跨地區(qū)﹑跨省市。

　　在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性﹑穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著信息化建設(shè)的成就。

　　三、對企業(yè)辦公自動化的幾點思考

　　（一）什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化系統(tǒng)？

　　絕大部分企業(yè)都適合使用辦公自動化系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體體現(xiàn)在：

　　1、信息化尚未入門的企業(yè)。由于沒有信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計算機(jī)方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

　　2、信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)。信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險，辦公自動化不失為一種選擇。

　　3、缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)還需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)。辦公自動化與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

　　（二）辦公自動化并不代表辦公“無紙化”

　　有人認(rèn)為實現(xiàn)辦公自動化就是實現(xiàn)無紙化辦公，實現(xiàn)無紙化辦公就是在日常事務(wù)中不再需要紙張，這種想法是錯誤的。“無紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公﹑公文流轉(zhuǎn)和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統(tǒng)不夠完善，考慮到突發(fā)事件的發(fā)生，這時紙質(zhì)文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術(shù)規(guī)范也需要紙質(zhì)文件。

　　（三）實現(xiàn)辦公自動化需要自上而下的推進(jìn)

　　辦公自動化建設(shè)是一項艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好組織協(xié)調(diào)，確保各項工作的完成。

　　（四）建立嚴(yán)格的使用權(quán)限和層次分明的管理制度

　　根據(jù)對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進(jìn)入辦公系統(tǒng)的用戶，采取按部門﹑職務(wù)，進(jìn)行優(yōu)先等級和功能模塊的設(shè)定。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)簽發(fā)﹑查閱人事資料等與本部門有關(guān)的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數(shù)據(jù)庫的權(quán)限，應(yīng)該說NOTES（辦公自動化的支持軟件）的保安工作是非常出色的，無密碼就進(jìn)入不了系統(tǒng)，有密碼無權(quán)限時，進(jìn)入了系統(tǒng)，也是無權(quán)使用；有密碼有權(quán)限無功能，重要操作不顯示操作鈕。可見信息化部門要把握好角色﹑權(quán)限和密碼的設(shè)定，這樣，辦公自動化系統(tǒng)的寶貴數(shù)據(jù)才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)﹑責(zé)任部門和直接責(zé)任人的工作職責(zé)和任務(wù)，制定相應(yīng)的獎懲措施，推行一套融管理﹑監(jiān)督﹑激勵相一致的有效機(jī)制。

　　（五）牢固樹立信息安全意識

　　1、要牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識。

　　2、要做好計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理工作。

　　3、要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理，凡安裝﹑維護(hù)﹑連接和設(shè)置，均由信息化部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態(tài)﹑性能，嚴(yán)禁改變其連接關(guān)系﹑運行狀態(tài)和系統(tǒng)的設(shè)置。

　　（六）要加強(qiáng)對職能人員的培訓(xùn)

　　辦公系統(tǒng)在初始啟動時，大量的資料需要輸入，許多表結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行設(shè)置。在還沒能駕馭電腦的時候，有一些畏難和辦公習(xí)慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發(fā)，幫助他們克服困難，推進(jìn)項目的進(jìn)展。

　　（七）勤維護(hù)，常保養(yǎng)，使辦公自動化系統(tǒng)處于最佳的運行狀態(tài)中

　　辦公自動化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺，經(jīng)常使用，難免會出現(xiàn)一些問題，因此要認(rèn)真對待辦公人員的每一個求助，認(rèn)真解決操作中的問題，及時處理系統(tǒng)的疵點。還有定期的程序整理。以一年為限的數(shù)據(jù)庫復(fù)制等工作都有利于辦公自動化系統(tǒng)的良好運行。

　　綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的定義已經(jīng)由原來簡單的公文處理擴(kuò)展到整個企事業(yè)單位的信息交換平臺，其功能已經(jīng)有了極大的飛躍。然而，隨著計算機(jī)技術(shù)水平的不斷發(fā)展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業(yè)單位辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為企業(yè)辦公自動化做出更大的貢獻(xiàn)。