內容提要:工程建設項目的檔案是非常具有保存價值的工程項目的歷史記載，如何建立健全檔案并對其進行有效管理，是一個值得探討的問題。從工程建設項目檔案管理現狀出發，闡述了檔案建立、管理的重要性及目前存在的缺陷，提出了改進檔案工作的幾點建議。
　　
　　關鍵詞:工程項目;檔案建立;科學管理
　　
　　1概述
　　工程建設項目檔案是工程建設項目在可行性研究、勘察設計、建設施工和竣工驗收等過程中形成的具有保存價值的歷史記載，對工程項目在各個過程中出現的情況、相關數據，以及投入使用后的管理、維修、改建、擴建等工作有著重要意義。勘察設計和建設施工單位應充分認識到項目檔案的重要性，在項目實施過程中應科學合理地建立項目檔案，這不僅是為當前工作服務，也是建立工程質量責任終身制、對業主負責的具體體現。因此，應當按照國家法律法規的相關規定，堅持對工程建設項目檔案集中統一領導、統一實施，確保項目檔案的完整、準確、系統，并應實現科學管理和有效利用，為工程竣工后的可持續使用提供保障。
　　2工程建設項目檔案現狀
　　當前，設計施工企業建立健全工程項目檔案已成為了企業日常工作的重要組成部分，但由于各種各樣的原因，這項工作經常出現重視不夠、執行不力的現象，致使檔案管理也出現了許多不盡人意之處。
　　（1）只追求經濟效益，忽視檔案工作。
　　一些企業片面追求工程項目的經濟效益，而對工程技術資料的建檔工作很不重視，工程項目資料不完整、不規范，管理工作也不到位或者手段落后，所謂的資料無法真實反映建設項目的實際情況，致使項目在竣工后的維修、擴建等工作難以進行。許多企業沒有單獨的項目檔案管理機構，相關檔案的管理工作也沒有專人負責，常常是由辦公室人員兼任檔案管理員，對檔案的借閱、查詢機制不健全，導致檔案丟失或損壞。
　　（2）建設體制發生變革，投資及管理主體多元化，造成檔案管理難度增大。
　　當前，許多工程建設項目在建設管理、投資、運行等方面不斷發生變化，給檔案管理造成了相當大的不確定性。
　　①檔案管理主體不確定。項目立項及可行性調研通常是由行政主管部門負責，檔案文件也由此形成。項目開工建設后，投資、運行主體發生變化，檔案形成和管理主體也隨之變化，從而導致檔案來源復雜，管理難度增大。
　　②檔案歸屬不確定。項目檔案要求“誰形成，誰整理，誰保管”，但如果將檔案集中統一管理，則能更加合理地加以利用，這就產生了檔案的集中保管和分散利用的矛盾，從而導致管理混亂。
　　③檔案管理規范不確定。檔案的形成存在著主體的多元性，對檔案的側重點不同、要求不同、標準依據不同，因此管理規范不確定，給項目審計、工程驗收、項目改擴建帶來不良后果。一些工程在解決處理遺留問題時，經常因為檔案不齊全引發矛盾糾紛。
　　（3）施工人員流動性強，項目檔案形成質量較差。
　　項目檔案是反映工程建設中各種狀況、各項重點數據的重要文獻，也是工程竣工后投入運行、維修保養的重要依據，其重要性不言而喻。但由于工程項目參建施工單位多、人員流動性較大，而且對文件質量認識有差異，對建檔及其管理工作的重視程度也有所不同，使得項目檔案不同程度地存在一些問題，如檔案格式混亂、不統一、不規范的問題等，這些都給檔案整理和管理帶來困難，致使整個項目檔案管理質量下降。
　　（4）檔案管理存在盲區，檔案的真實性、準確性難以得到有效保障。
　　設計施工單位在工程檔案的管理中存在下列現象：變更文件大量使用傳真件、復印件等，無法簽字蓋章，不利于檔案永久保存；竣工圖編制規范執行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。而監理單位在這些方面因缺乏相應的約束，與設計施工單位一樣存在很多不足。這些問題造成了項目檔案管理的盲區，使檔案的真實性、準確性、權威性受到影響。
　　3做好項目檔案管理工作的建議
　　工程項目檔案管理直接關系著項目建設質量。有效解決工程項目檔案管理問題，需要建立良好的檔案法制環境，需要各方面的高度重視和不懈努力。
　　（1）嚴格檔案管理職責。
　　①相關行政主管部門在施工單位辦理施工許可時，應與施工單位簽訂工程項目檔案責任書，明確施工、監理等單位在工程項目檔案管理方面的責任和義務，并負責監督執行。
　　②施工單位在進行施工前，應向下屬各單位及參建單位下發工程項目檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作要求，以便于各單位注意收集相關資料，形成正規、規范的檔案文獻。
　　③在工程施工過程中，對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環節應有明確的工作程序和規范。
　　④在主體工程結束后，施工單位應將下屬各單位全部的工程文件、圖紙及相關資料收集齊全，系統整理后及時向建設單位檔案部門歸檔。各單位應積極配合施工單位，努力提高工程檔案管理水平，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。
　　（2）在建設“精品工程”的同時建立“精品檔案”。
　　施工單位常常把建設“精品工程”作為追求目標。實際上，在此過程中，一樣可以將檔案做成“精品”。在這一點上，各個建設參與方應達成高度一致。監理公司在對工程投資、進度、質量進行嚴格控制的同時，對工程項目檔案也應實行嚴格的監督；施工單位應指定專人負責收集整理相關材料，為建立健全檔案奠定基礎，并通過前期介入、中期滲透、后期跟蹤的全方位控制，使檔案資料的質量得到有效保證。
　　（3）對工程建設檔案進行全過程管理。
　　①在工程項目檔案的管理中，也要樹立質量管理意識，實行全過程管理，提高工程建設檔案的編制質量。建設單位的領導要重視和支持檔案工作，在與施工單位簽訂工程建設合同時，應將檔案材料的收集、整理、移交等工作要求列入合同條款，在工程竣工后依據合同進行工程竣工檔案的驗收。
　　②將檔案管理工作與經濟效益掛鉤，以促使工程技術人員重視檔案的形成、積累和移交工作，并落實責任，提高編制檔案的積極性和責任心。
　　③項目設計單位要按照建設單位的合同、協議規定，編制與工程建設實際情況相符的竣工圖和竣工文件，建設單位應當按照國家有關規定給予一定報酬。
　　（4）確立檔案管理質量要求。
　　原始文件是檔案的重要來源，文件管理在檔案管理中有著重要的基礎性作用。國家出臺了一系列檔案管理規范，但這些規范大多明確了建立檔案的相關標準，而涉及文件材料管理階段的規定卻不多，即使有一些規定，也是操作性不強。例如，對于工程招投標文件，相關標準僅僅規定了中標文件的管理，對未中標文件卻沒有明確是否保存及保存時間、保存方式，因此這部分文件在招投標結束后常常作為不歸檔文件被銷毀。隨著對社會工程項目質量要求的逐步提高，工程項目的“缺陷期”也隨之延長，在此期間形成的觀測記錄、輔助建設項目以及管理中形成的相關資料對工程竣工驗收也非常重要。因此，即使項目成功通過竣工驗收，也并不意味著檔案工作的結束。必須采取切實措施，對檔案的質量提出明確要求，確保檔案管理工作的有效進行。
　　（5）正確運用行政監督手段，強化檔案收集意識。
　　相關行政管理部門要正確運用行政監督手段，加強工程建設檔案的行政管理和監督；要經常深入工程建設現場，對項目檔案的執行情況進行監督和檢查。通過經常性的監督檢查，促進工程項目檔案管理工作的落實。
　　4結論
　　工程項目檔案的建立健全具有重要意義，關系到工程可持續使用、功能拓展和維修、保養，對可能出現的各種質量糾紛也可起到重要的證據作用。參與工程項目的立項、調研、建設、施工、監理以及維修管理各方，均應高度重視此項工作，確保項目檔案的完整性、系統性、真實性，并對檔案進行科學的管理和利用，最大限度地發揮項目檔案的依據作用，保障工程項目安全、高效地運行。

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