摘要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作�？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業(yè)的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應一流現(xiàn)代化公司的管理要求。

　　關鍵詞：檔案管理,電力企業(yè)

　　電力作為國民經(jīng)濟的基礎設施行業(yè)，在服務國家經(jīng)濟發(fā)展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著科技的進步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大,電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發(fā)現(xiàn)。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源,更好地為電力工業(yè)的科學決策、生產經(jīng)營和科學研究提供及時、全面、準確的服務,已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。以下結合本企業(yè)檔案管理，談談對電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認識。

　　隨著科技的進步和計算機網(wǎng)絡的深化應用，公司十分重視檔案信息化管理的應用。1998年，公司率先應用省電力公司計算機文檔一體化管理軟件，公文運轉采用Notes系統(tǒng)、檔案管理采用Oracle系統(tǒng)，系統(tǒng)從OA提取應歸檔的數(shù)據(jù)，按檔案管理的標準進行數(shù)據(jù)處理，實現(xiàn)電子文件到電子檔案信息的一體化管理。2005年，檔案管理系統(tǒng)升級為“湖南省電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)”，系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

　　通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應用，公司建立了計算機檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現(xiàn)了檔案計算機網(wǎng)絡檢索。同時有效地實現(xiàn)與其他業(yè)務系統(tǒng)(如辦公自動化系統(tǒng)、設計院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等)的無縫連接，及其電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、運行分析、設備檢查、勘測設計、工程施工、編史修志、維護企業(yè)合法權益等各項生產經(jīng)營活動發(fā)揮了積極、重要的作用。

　　二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析

　　電力行業(yè)是資金、技術密集型的行業(yè)，雖然隨著時代的發(fā)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。

　　(一)電力企業(yè)對檔案管理的重要性認識不足

　　“電”是工業(yè)革命的產物，中國電力的大發(fā)展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設，而忽視了企業(yè)的檔案建設。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務和工作支持，使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。

　　(二)企業(yè)檔案管理與電力技術發(fā)展還不能有機融合

　　電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為實現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。

　　(三)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機制還不健全

　　電力企業(yè)內部分工較細，未形成檔案管理部門與各業(yè)務部門工作的有效聯(lián)動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

　　(四)檔案隊伍的素質與電力的發(fā)展還不相適應

　　由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術,又精通檔案業(yè)務的復合型人才,不能很好地適應檔案信息網(wǎng)絡化建設的發(fā)展需要。

　　三、如何加強電力企業(yè)檔案管理的認識

　　(一)提高對檔案工作重要性的認識

　　領導重視是檔案規(guī)范化管理的關鍵。要讓企業(yè)的領導者和決策者充分認識到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

　　(二)管理機制健全是做好檔案管理的保證

　　要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結合電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程,嚴格責任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調、縱橫結合的檔案工作網(wǎng)絡。

　　(三)融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產、經(jīng)營提供優(yōu)質服務

　　在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應積極參與到企業(yè)生產經(jīng)營的各個方面，在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。在各個系統(tǒng)的設計和運行過程中就應主動介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

　　(四)加強業(yè)務培訓，提高檔案管理人員綜合素質

　　在檔案管理現(xiàn)代化建設中,人是最關鍵的因素,電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業(yè)的基本知識外,還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識,在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協(xié)調能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務水平的能力及應用現(xiàn)代手段的管理能力。所以企業(yè)必須將檔案人員綜合素質培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務能力和知識水平。

　　(五)加強有效防控，確保網(wǎng)絡檔案信息安全

　　電力企業(yè)已建立了統(tǒng)一的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實行內部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?第二，登陸企業(yè)信息系統(tǒng)平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開;第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質;第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新;第五，電子檔案庫房環(huán)境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。

　　結束語

　　檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。