摘要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息的管理技術和信息的開放利用已經成為衡量社會進步程度和科學技術水平的標志。做為高職院校，傳統(tǒng)的檔案管理工作已越來越不適應新形勢下的檔案管理工作，高職院校的檔案管理工作改革創(chuàng)新已迫在眉睫。

　　關鍵詞：教育職稱論文,檔案管理,信息化建設

　　一、 高職院校檔案管理工作的制約因素

　　(1) 檔案管理隊伍整體素質偏低。從目前大多數(shù)高職院校來看，尚未形成素質優(yōu)良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。另一方面，高職院校各部門的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能。

　　(2) 基礎設施簡陋。由于大多數(shù)高職院校是在原中專學校基礎上升格而成，基礎設施薄弱，即使是千方百計擠出資金進行基本建設，也只能是重點建設與教學科研緊密相關的項目，無資金投入檔案管理建設。

　　(3) 數(shù)字化建設水平低。沒有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白;有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。同時，有的高職院校檔案室雖然實現(xiàn)了內部數(shù)字化管理，但未與外界聯(lián)網，也談不上真正的數(shù)字化管理。

　　(4) 檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當前，在一些高職院校中，有的人思想觀念落后，缺乏與時俱進的思想意識，缺乏創(chuàng)新思維，甚至一些領導對加強檔案工作現(xiàn)代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

　　(5) 管理體制與機制。管理不順，機制不活，是制約檔案信息化建設的重要因素之一。一是“統(tǒng)一領導，分級管理”的檔案管理體制在高職院校未得到真正的形成;二是檔案管理制度不完善;三是管理方法落后，有的高職院校仍沿用中專管理模式管理檔案，已不適應檔案信息化管理的要求。

　　這些問題的存在，在很大程度上制約了檔案信息化建設的進程。

　　二、 高職院校檔案信息化建設的意義

　　(1) 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效。文書檔案管理工作實現(xiàn)了向微機處理的管理轉變后，就可把按“卷”立卷歸檔改為按“件”整理歸檔。而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平。

　　(2) 有利于遺漏文件的補漏增缺。微機管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了，省時省力，就會給工作人員以充分地時間去提高業(yè)務水平。

　　(3) 利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。微機的應用，擺脫了以往的經驗式的管理模式，完成了檔案管理由案卷級向文件級管理的轉變，將手工立卷變?yōu)槲�機自動管理，極大提高文書檔案管理與利用的質量、精度和效率，實現(xiàn)了文書檔案管理工作及服務水平質的飛躍。

　　三、 加強高職院校檔案信息化建設的對策

　　(1) 強化檔案管理現(xiàn)代化意識。首先強化各級領導的現(xiàn)代化管理意識，領導的現(xiàn)代化管理意識加強了，才會領導組織好檔案管理現(xiàn)代化建設。隨著檔案管理現(xiàn)代化建設的發(fā)展，對檔案人員提出了更高的知識能力及素質要求，必須了解和掌握檔案信息化管理理論，電子計算機技術等現(xiàn)代化知識。

　　(2) 做好檔案業(yè)務基礎工作以適應現(xiàn)代化管理需要。眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具，其首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前提的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

　　(3) 檔案要想在新時代有效地發(fā)揮其職能并取得一席之地，就必須重視檔案人才的培養(yǎng)，有一支過硬的專業(yè)技術隊伍，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證。檔案管理人員應是掌握尖端技術、通曉檔案信息專業(yè)知識，有較強的規(guī)劃能力，能夠承擔多項專業(yè)工作任務的復合型的人才。作為應用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案信息人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識，新技能，以滿足時代的需要。

　　(4) 加強經費投入，夯實物質基礎。一方面，各級政府要依法增加高職教育的經費投入，以便高職院校有可靠的資金投入檔案信息化建設，另一方面，高職院校要多方籌措資金投入專項資金進行檔案信息化建設。

　　(5) 重視檔案管理的標準化，為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現(xiàn)代化。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。

　　(6) 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手中操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個現(xiàn)實，不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作，因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術，也要重視傳統(tǒng)技術的研究和改造，使傳統(tǒng)技術與現(xiàn)代化技術有機結合起來。

　　結束語

　　綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，做為高職院校要認清形勢，正視困難和問題，用發(fā)展的眼光解決前進中的問題。做為檔案工作者應加強工作責任感，樹立現(xiàn)代化管理理念，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案，以適應時展的要求，就一定能實現(xiàn)檔案管理信息化這一目標。

　　參考文獻：

　　[1]張洪玲.《檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及預防對策》檔案工作論壇.2006(6)

　　[2]韓幫娣.《論檔案管理現(xiàn)代化工作》檔案工作文集.2004(7)