計算機應用論文發(fā)表期刊推薦核心期刊《計算機應用與軟件》，《計算機應用與軟件》創(chuàng)刊于1984年，由上海市計算技術研究所和上海計算機軟件技術開發(fā)中心共同主辦，是全國中文核心期刊、中國計算機學會會刊，并已納 入《中國科技論文統(tǒng)計源期刊（中國科技核心期刊）》、《中國學術期刊綜合評價數據庫來源期刊》、《萬方數據—數字化期刊群全文收錄期刊》、《中文科技期刊 數據庫（全文版）收錄期刊》、《中國科學引文數據庫（CSCD）來源期刊》、美國《劍橋科學文摘》收錄期刊、美國《烏利希國際期刊指南》等數據庫收錄。

　　摘要：文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程和成果。在以"信息時代"和"知識經濟"為特征的21世紀,我國辦公現(xiàn)代化有了很好的外部環(huán)境和內部環(huán)境,面臨著大發(fā)展的機遇。文書工作和檔案工作是行政管理工作的主要組成部分,文書、檔案實施一體化管理必將極大地推動機關辦公自動化的進程。本文探討了文書檔案管理辦公自動化應用的優(yōu)點和存在的問題及應對方法。��

　　關鍵詞：文書檔案,辦公自動化應用,管理

　　隨著高科技的飛速發(fā)展、當今社會已進入信息時代,。現(xiàn)代辦公系統(tǒng)已在機關、學校、企事業(yè)單位得到廣泛應用,計算機設備和技術廣泛應用于各項事業(yè)的各個環(huán)節(jié)。特別是以計算機網絡技術為代表的“信息高速公路”的開通.使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化,為辦公自動化奠定了牢固的環(huán)境基礎,提供了物質條件的技術手段。辦公自動化在文書檔案管理領域日益得到廣泛的應用,它無論是管理理念、管理手段還是管理方式等,都給傳統(tǒng)的文書檔案管理帶來了前所未有的巨大變革。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

　　一、文書處理和檔案管理之間的關系

　　文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)。正確處理二者關系，使之有機結合，規(guī)范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

　　1.文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。

　　文書處理工作的主要任務是文件的收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

　　2.文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進。

　　文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規(guī)范等，對做好文書處理工作是一種促進。

　　二、文書處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎

　　從文書處理工作和檔案管理工作的關系來看，兩者既有相對的獨立性，又是密切聯(lián)系的一個整體，文書處理工作是檔案管理工作的前提和基礎，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質量和水平的重要方面。

　　1.要提高文書人員的綜合素質。

　　文書處理工作雖然表面上看是事務性工作，實際上也是一項專業(yè)性很強的工作，文書工作人員的業(yè)務知識和能力直接影響著檔案管理工作的質量。不熟悉本單位的業(yè)務流程，不了解文件材料的相互關聯(lián)，不理解一個事件的來龍去脈，就難以做好立卷歸檔工作。因此，文書人員要在認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關政策法規(guī)的同時，要按照本單位的職能和工作，學習相關業(yè)務知識，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎。文書人員還要不斷增強責任感，認真履行文書處理條例，嚴格檢查文件質量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。

　　2.文書人員要樹立檔案意識。

　　文書人員在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文件要逐件登記建賬，做到有據可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。對于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會議紀要、領導講話、領導批示等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅實的基礎。

　　3.要重視定期搞好立卷歸檔工作。

　　立卷歸檔工作是文書處理一項重要任務。它既是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，直接關系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文的撰寫、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過程監(jiān)督管理，不遺漏每一個環(huán)節(jié)。文件材料辦理完畢，收集事件相關材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質，依據事先擬好的分類方案，及時對號入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

　　4.向“文檔一體化”的方向努力。

　　從文書和檔案工作的全過程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向。“文檔一體化”在理順文書處理和檔案管理兩個環(huán)節(jié)關系的基礎上，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用計算機輔助管理的有利條件，調整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。

　　文書人員要增強檔案意識，掌握豐富的文書知識和本行業(yè)知識，再加上平時認真負責的工作態(tài)度，就一定會做好文書與檔案工作，在默默無聞的崗位上作出貢獻。

　　三、應用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

　　1.辦公效率大幅提高

　　計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

　　2.文件和文字信息得到充分交流與共享

　　在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

　　3.電于文件保存的穩(wěn)定性

　　與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

　　4.提高了文件傳遞的速度和安全性

　　日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

　　四、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

　　1.電子文件保密性受限制

　　電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

　　2.對檔案綜合管理人員要求高

　　對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

　　五、幾點應對方法

　　文書檔案的辦公自動化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

　　1.辦公自動化系統(tǒng)內、外網隔離

　　在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

　　2.提高檔案人員的綜合素質

　　一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備、設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創(chuàng)新的經驗，運用網絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。��

　　六、結語

　　文書電子檔案是信息時代的產物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理研究文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。

　　在當代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強文書電子檔案管理工作時，要根據文書電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代文書檔案管理的層次和工作效率。

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