現代商務活動中，計算機輔助的商務培訓越來越普及，因此如何制作出高質量的培訓用電子文檔是培訓師的必備技能。培訓電子文檔是培訓師根據培訓大綱的要求和需要，經過認真設計，并以多種媒體的表現方式和超文本結構制作而成的計算機文檔，本文闡述了培訓文檔的定義及特點，對文檔內容和素材的選取作了認真的分析，列出了常用制作軟件的特點及作用，有助于培訓師制作出高質量的培訓文檔。

　　《電子與電腦》電子技術論文發表期刊，創刊于1984年，由電子工業出版社主辦。是一份反映中國大陸和臺灣地區半導體、電子產業的最新技術、最新策略動向和市場趨勢的專業技術刊物，致力于平面媒體與電子媒體創作，幫助國內信息廠商開拓海外市場、引進國外信息，為提高我國信息產業的國際競爭能力提供幫助。本刊除了對廠商解決方案和戰略動態進行基本介紹外，更能用心規劃、采寫實用性的常設欄目，以及特定的專題報道——“每月特輯”頭版熱點欄目。報道領域涵蓋計算機、通信、汽車電子、消費類電子、工業控制、光電、測量等諸多應用，旨在為讀者提供高價值信息、廣開視野，真正發揮“互通有無”的跨區域發行特效。

　　培訓電子文檔簡稱培訓文檔，必須具有教學性、科學性、交互性、集成性、診斷性等特點，能夠生動形象地描述各種培訓問題，提高學員的學習興趣，增強培訓效果，拓寬學員的知識面。隨著計算機輔助教學被廣泛應用在各級各類培訓機構，制作和使用優秀的培訓文檔已成為培訓教學的關鍵環節。要制作優秀的培訓文檔，內容的選取及合理布局是制作的關鍵要素，制作軟件的靈活使用是必備技能，良好的授課質量及學員的認可是制作目標。

　　一、培訓文檔的素材及內容選取

　　1.培訓文檔中的素材。培訓文檔是多種媒體素材的有機整合，包括文本、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻等。

　　文本是培訓文檔中一項必不可少的內容，是學員獲取知識的重要來源。文檔的文本不是越多越好，過多的文本會使畫面失去魅力，使學員厭煩，所以文本內容應力求簡明扼要，突出重點。

　　圖形、圖像在培訓文檔中也是必不可少的素材，現在計算機的特點是在制作文檔時能運用多種方法把文檔制作得更生動、直觀、通俗易懂，而圖形、圖像所表達的信息遠遠超過文本，因此，最好的方法就是把圖形圖像恰當的運用到文檔中去。圖形、圖像的合理使用可以減輕眼睛的疲勞，有利于學員對主體內容的感知、理解和記憶。

　　動畫是連續播放的一系列畫面，它的基本原理與電影、電視一樣，都是利用人類的“視覺暫留”原理。因此利用動畫可以幫助我們對知識的理解和記憶。在文檔中動畫的設計應簡潔生動，構圖均衡統一，每個動畫都要有目的性。但動畫設計不宜過多，否則容易分散學員的注意力。

　　音頻即聲音。若單憑視覺元素傳遞信息，會給人單調和枯燥的感覺，合理地加入一些聲音對畫面可起輔助作用，能更好地表達培訓內容，吸引學員的注意力，增強學習興趣。聲音包括解說、音樂和音響效果。

　　視頻素材多用在一些具有實驗或實踐環節的培訓文檔中，視頻的加入，不但可以使文檔變得豐富多彩，而且能夠進一步增強培訓效果。

　　2.培訓文檔內容的選取。設計某門具體培訓課程的培訓文檔時，要充分考慮培訓內容的實際需要，選題必須精心、準確，體現實用性和針對性。選取文檔內容時應注意以下方面：

　　(1)選擇培訓課程的重點與難點部分制作文檔。培訓文檔是為學員更好地理解培訓內容而設計的，因此必須根據培訓的內容和大綱，在突破重點、難點上下工夫。設計應源于培訓教材又高于教材，突出重點、難點，擴充培訓教材之外的知識。能否達到培訓教學的目標要求，關鍵在于課堂教學過程中培訓師與學員的雙邊活動能否突破重、難點，因此抓住課程的重點與難點部分制作文檔是至關重要的。

　　(2)選擇傳統的培訓教學難以表達或不能表達的內容制作文檔。對于那些采用傳統的培訓教學方式難以表現或理解的課程內容，采用培訓文檔方式進行合理設計后，能夠充分展現知識的形成過程，變抽象為具體，彌補了傳統教學方式的不足，有利于學員理解和掌握培訓內容。

　　二、培訓文檔制作軟件的選擇

　　制作培訓文檔的軟件，是指采集、編輯及處理音頻、視頻、圖形、圖像及動畫等媒體素材的一系列工具，可分為素材采集與制作軟件和素材編輯與合成軟件兩大類。“工欲善其事，必先利其器”，掌握常用制作軟件的結構特性及使用要點，恰當地選擇適合自己風格的軟件，往往能在培訓文檔的制作中達到事半功倍的效果。

　　1.素材采集與制作軟件。制作培訓文檔時，首先應進行各種培訓信息素材的準備，用相應的計算機軟件對各種培訓素材進行采集或制作。目前比較常用的素材采集與制作軟件主要有如下幾種：

　　(1)文本輸入與處理軟件，最為常用的是Word和WPS，兩者都能根據文檔設計的需要制作出字形優美、任意字號的培訓文本素材。

　　(2)靜圖素材采集與制作軟件，培訓文檔的靜圖素材包括圖形和圖像兩大類。CorelDraw是較為流行的圖形處理軟件，而Photoshop是使用最多的圖像采集和制作軟件。

　　(3)動畫素材采集與制作軟件，培訓文檔制作動畫的常用軟件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。

　　(4)音頻素材采集與制作軟件，培訓文檔中所用的音頻主要包括文檔的背景音樂、解說及音效三部分。采集與制作的聲音文件可用Cool Edit或SoundForge。

　　(5)視頻素材采集與制作軟件，視頻是培訓文檔中的活動影像，大多是培訓內容的真實場景再現，常用軟件主要有Adobe Premiere和Personal AVI Editor。

　　2.素材編輯與合成軟件。素材編輯與合成軟件是將采集和制作的培訓信息素材連接成完整的培訓文檔的工具軟件。要成功開發一個優質的培訓文檔，常常會用到幾種軟件，可以從文檔類型、培訓師計算機水平等方面對編輯軟件進行優化選擇。下面即是經常使用的幾種工具軟件，只有取各家之長，才能制作出優秀的文檔。

　　(1)PowerPoint:微軟的Office系列組件之一，是專門用于制作和演示多媒體投影片、幻燈片的編輯軟件。由于它編輯多媒體的功能較強且簡單易學，所以很多培訓師都是以PowerPoint起步制作文檔的。它是以頁為單位制作演示內容，然后將制作好的頁集成起來形成一個完整的演示文檔。PowerPoint內置豐富的動畫、過渡效果和多種聲音效果，并有強大的超級鏈接功能，可以直接調用外部眾多文件，能夠滿足一般的培訓要求。但PowerPoint的動畫有些生硬、單調，交互功能實際上是超級鏈接，對于交互性要求較高的文檔顯得力不從心。

　　(2)Director：是制作基于時序的培訓文檔編輯合成軟件，其強大的二維動畫制作功能，加上能實現絕大多數需求的跳轉控制、交互功能，使之完全可以被稱為“多媒體創作軟件集大成者”。Director能夠滿足高技術含量文檔的制作需要，并且Director可以調用PowerPoint格式的文件，很多培訓師經常將Director和PowerPoint配合使用，制作出高質量的培訓文檔。

　　(3)AuthorWare：是文檔制作工具中應用比較廣泛的平臺，最大特點是創造了基于圖標的創作方式，用可見的流程貫穿文檔制作的整個過程，清晰有序。但AuthorWare的圖標方式及眾多的函數對普通培訓師而言是難于掌握的，并且較繁瑣，因此要用AuthorWare靈活自如地制作文檔，不是一件容易的事。

　　對于精通這幾種工具軟件的培訓師，可將其結合使用，制作出滿意的培訓文檔。Authorware 側重于系統集成，對程序的導航、交互控制功能等很強;Director側重動態培訓文檔的編輯合成，特別是動畫制作堪稱一流。所以，由Director制作動畫及特技效果，再由Authorware進行編輯合成，定能體現培訓文檔制作的最高水平。

　　三、制作培訓文檔需要注意的問題

　　1.培訓文檔必須注意整體視聽效果。培訓文檔通過文字、圖形、聲音等手段直接作用于學員的器官，設計時應該考慮界面的表現效果，畫面是否美觀，聲音是否合適，應從既定的培訓目標出發，力求達到好的視聽效果。

　　2.培訓文檔設計必須注意交互性的問題。交互界面是學員和計算機進行信息交流的通道，其形式有圖形菜單、圖標、按鈕、窗口、熱鍵等。交互性是培訓文檔最基本的特點，特別是培訓師上課時所使用的演示型文檔，交互更是培訓師手中的控制器，可有效控制教學的內容和進度。

　　3.制作文檔時必須注意激發學員的學習興趣。“興趣是最好的老師”，因此，在文檔設計時必須在激發學員興趣上做文章，這就要求制作者必須合理利用形、色、聲、畫等媒體元素，激發學員的學習興趣，讓他們感受到學習的樂趣。

　　培訓文檔是連接培訓師的教與學員的學之間的橋梁和紐帶，在培訓教學中所體現出來的優勢是傳統教學手段無法代替的，在設計和制作培訓文檔時，必須從具體培訓課程出發，遵循文檔設計的科學性、有效性、目的性、便捷性及藝術性原則，以制作出優秀的培訓文檔。

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