1引言
　　企業(yè)檔案電子化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，成熟的電子檔案歸檔、查詢和利用系統(tǒng)將會(huì)及時(shí)高效地為企業(yè)的科研開發(fā)和生產(chǎn)利用提供便捷服務(wù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與技術(shù)，進(jìn)行合理的信息資源整合，使檔案資源的使用更加方便，內(nèi)容更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，從而使電子檔案管理在企業(yè)科研管理工作中形成一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、完整的管理體系。
　　2電子檔案的優(yōu)越性
　　（1）電子檔案可以實(shí)時(shí)更新
　　企業(yè)最為重要的檔案包括文本性、圖紙性、數(shù)據(jù)性和照片性的各類檔案資料，在一定的時(shí)期內(nèi)會(huì)因某一產(chǎn)品項(xiàng)目的設(shè)計(jì)改造等工作而改變?cè)�有的�?xiàng)目檔案，通過電子檔案管理系統(tǒng)能有效，及時(shí)地完成新歸檔資料內(nèi)容的更新。并且舊版本的電子檔案也同樣保存，做到有據(jù)可查。
　　（2）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
　　通過檔案信息化建設(shè)，電子檔案歸檔將有效改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式，解決紙質(zhì)檔案整理耗時(shí)費(fèi)力，利用檢索效率底等問題。在符合保密要求的條件下電子檔案可以形成檔案網(wǎng)上接收，遠(yuǎn)程共享的工作系統(tǒng)，讓利用者方便快捷，及時(shí)高效地獲得各類信息資源。
　　（3）提高工作效率
　　現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快捷途徑，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的信息對(duì)象轉(zhuǎn)為電子檔案，不僅有效地節(jié)省了庫房空間和檔案裝具，而且提供利用時(shí)不必檔案管理人員進(jìn)入庫房按圖號(hào)或產(chǎn)品代號(hào)去抽插底圖，直接減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并且將會(huì)減少檔案材料復(fù)制、復(fù)印費(fèi)用。
　　3企業(yè)檔案電子化管理現(xiàn)狀
　　目前我公司的檔案電子化建設(shè)正處于發(fā)展階段，公司積極采取有效措施，建立了配套的數(shù)據(jù)庫管理模式，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的傳遞交換。在企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)中電子檔案的利用率也越來越高。但還是存在著以下問題制約著電子檔案的發(fā)展速度。
　　（1）原始性問題
　　電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
　　（2）真實(shí)性問題。
　　電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)，電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡，因此針對(duì)電子檔案我們應(yīng)規(guī)定一些具體的條件：如對(duì)電子簽名，電子印章，加密工具有效性的規(guī)定，文本格式定義和轉(zhuǎn)換工具的一致性規(guī)定，檔案工作人員還可以參與到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中去，把功能需求納入系統(tǒng)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)用戶和系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員的有效鏈接，從而保證電子檔案的真實(shí)性。
　　（3）完整性問題。
　　電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
　　（4）安全性問題。
　　電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。為保證電子檔案的安全保管和長期保存，公司在檔案電子化建設(shè)中設(shè)定了嚴(yán)格的規(guī)定，規(guī)定了電子檔案的保存路徑，通過定期備份數(shù)據(jù)庫和存儲(chǔ)介質(zhì)，采取權(quán)限設(shè)置，密碼管理，防火墻等安全控制辦法有效地保證了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。
　　4規(guī)范企業(yè)電子檔開發(fā)利用的幾點(diǎn)建議
　　電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更快捷、方便，更具實(shí)用性。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能，對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案。檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)。
　　（1）開發(fā)平臺(tái)的選擇
　　系統(tǒng)的目標(biāo)是將檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。
　　（2）硬件要求
　　檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。
　　（3）數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)
　　數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。
　　（4）應(yīng)用程序設(shè)計(jì)
　　設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、利用、報(bào)表處理等應(yīng)用程序的開發(fā)
　　（5）數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)
　　檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，在歸檔過程中應(yīng)明確各級(jí)各類人員的責(zé)任，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。
　　（6）實(shí)行動(dòng)態(tài)管理
　　做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。
　　（7）數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)
　　電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。
　　（8）培養(yǎng)必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全人才
　　電子檔案管理涉及軟件，系統(tǒng)安全，維護(hù)等一系列專業(yè)問題，但目前一般單位僅僅對(duì)以前的檔案管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就讓其去操作系統(tǒng)，從一定層面上講，檔案管理人員僅學(xué)會(huì)了操作電腦，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言還非常陌生。因此從企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)角度來看，培養(yǎng)具有一定的計(jì)算機(jī)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全人才是非常有必要的。
　　5結(jié)束語
　　電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中不可回避的，在企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程中，對(duì)于電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題要及時(shí)加以解決。建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的文件歸檔、保管和開發(fā)利用為目的，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案電子化，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理的總體水平。
　　
　　
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